ترفند های اینترنت|کامپیوتر|موبایل

چگونه از ابزارهای مدیریت فایل‌ها در ویندوز استفاده کنیم؟

کاربرانی که با تعداد زیادی فایل مختلف سر و کار دارند، معمولا هنگام مرتب کردن آنها یا پیدا کردن یک فایل خاص در این میان، دچار دردسر می‌شوند.

برخی سعی می‌کنند با فولدربندی‌های تودرتو این عمل را تسهیل کنند و عده‌ای هم به دنبال نرم‌افزارهایی برای بهبود این روند می‌گردند.

غافل از این‌که ویندوز در فایل اکسپلورر خودش قابلیت‌های بسیار خوبی برای انجام اعمالی چون مرتب‌سازی، فیلتر کردن یا گروه‌بندی ارائه می‌کند که با شناخت این امکانات،‌ کار با فایل‌ها یا فولدرها راحت‌تر و سریع‌تر صورت می‌پذیرد.

مرتب‌سازی

یکی از اصلی‌ترین گزینه‌ها در مورد فایل‌ها در اکسپلورر ویندوز، گزینه Sort by یا «مرتب‌سازی براساس…» است. این گزینه از دو طریق قابل دسترسی است: در تمام نسخه‌های ویندوز، با کلیک راست در فضای خالی اکسپلورر و در ویندوزهای بالاتر از نسخه ۸، از طریق نوار بالای اکسپلورر (که به روبان یا ribbon مشهور است) و در تب View.

هنگامی که Sort by را می‌زنید، با یک زیرمنوی سه قسمتی مواجه می‌شوید. در قسمت بالا مواردی که می‌توانید در حال حاضر بر اساس آنها مرتب‌سازی را انجام دهید، نمایش داده می‌شود؛ مانند نام، تاریخ یا عنوان. در قسمت میانی، دو گزینه Ascending و Descending وجود دارد که با انتخاب اولی، مرتب‌سازی به صورت صعودی (اعداد از کوچک تا بزرگ یا حروف از ابتدای الفبا تا پایان) و با انتخاب دومی، به صورت نزولی صورت می‌گیرد. در قسمت سوم و پایین هم یک گزینه …More دیده می‌شود که در مورد آن توضیح خواهیم داد.

مهم‌ترین قسمت در زیرمنوی مرتب‌سازی، همان بخش بالا یعنی موارد مرتب‌سازی است. هنگامی که برای بار نخست این زیرمنو نمایش داده می‌شود، مواردی عمومی مانند نام (Name)، اندازه فایل (Size) و نوع آنها (Type) وجود دارد، اما اگر بخواهیم موارد بیشتری را به این فهرست بیفزاییم، چه باید بکنیم؟ با زدن گزینه …More، دیالوگی باز می‌شود که فهرست بلند بالای تمام مواردی که ویندوز برای مرتب‌سازی ارائه می‌کند، در آن است.

خود عمل مرتب‌سازی ساده است: گزینه مورد نظرتان را از زیرمنو کلیک می‌کنید تا مرتب‌سازی براساس آن انجام شود. اما این عمل را چگونه می‌توان هوشمندانه‌تر انجام داد؟ پاسخ در استفاده از موارد متنوعی است که ویندوز در اختیارتان می‌گذارد. برای مثال، فولدر دانلودهایتان را در نظر بگیرید. به احتمال زیاد در داخل آن انواع فایل‌ها و فولدرها وجود دارد. حال تصور کنید می‌خواهید فایلی را که بتازگی دانلود کرده‌اید پیدا کنید. برای این کار در این فولدر، مرتب‌سازی براساس زمان ساخته‌شدن (Date created) را به صورت نزولی انجام می‌دهید تا جدیدترین فایل‌ها (یا فولدرهای) دانلود شده در بالا قرار بگیرند و بتوانید براحتی فایل موردنظرتان را بیابید.

برای انجام سریع و آسان‌تر این عمل، کافی است در حالت نمایش جزئیات (Details)، روی عنوان هر ستون بزنید تا مرتب‌سازی براساس آن انجام شود. هنگام مرتب‌سازی بر پایه یک ستون، فلش کوچکی در بالای عنوان آن نشان داده می‌شود که نشان‌دهنده صعودی (فلش رو به بالا) یا نزولی بودن این مرتب‌سازی است. با کلیک دوباره روی عنوان، این نوع مرتب‌سازی معکوس می‌شود.

فیلتر کردن

فیلتر کردن فایل‌ها گزینه سومی است که از دو گزینه پیشین هم مرموزتر است! دلیلش هم تا حدی واضح است: تنها راه دسترسی به این قابلیت در ویندوز، استفاده از فلش‌های کوچکی است که در حالت نمایش جزئیات در کنار عنوان هر ستون با بردن مکان‌نمای ماوس روی آن دیده می‌شود. مطمئنم اولین باری که یکی از این فلش‌ها را بزنید، متعجب خواهید شد که چرا قبلا این گزینه را ندیده بودید! موارد فیلتر مربوط به هر ستون نیز در اصل همان گروه‌هایی است که ویندوز استفاده می‌کند.

شاید بهترین ترجمه‌ای که می‌توان از فیلترها در ویندوز ارائه کرد، این باشد: «فایل‌هایی را می‌خواهم که…». یعنی مثلا در همان فولدر دانلودهایتان، فایل‌هایی با پسوند pdf را می‌خواهید. برای این کار فلش ستون مربوط به نوع (Type) را می‌زنید و از انواع فایل‌ها، تیک pdf را انتخاب می‌کنید. تنها فایل‌های pdf در فولدر نمایش داده می‌شود و دیگر فایل‌ها محو می‌شود. برای برگشت به حالت قبل هم تیک را برمی‌دارید.

اما هیجان‌انگیزترین نکته در باب فیلتر کردن فایل‌ها، امکان اعمال چند فیلتر به صورت همزمان است! دوباره به همان فولدر دانلودها بازمی‌گردیم.

این بار شما «فایل‌های فشرده‌ای را می‌خواهید که هفته پیش دانلود کرده بودید و نامشان با حرف B شروع می‌شد». فکر می‌کنید یافتن این فایل‌ها چقدر طول بکشد؟ با فیلترها، چند ثانیه! از ستون نوع، RAR و ZIP را تیک می‌زنید تا تمام فایل‌های فشرده نمایش داده شوند. سپس از ستون زمان ساخت، گزینه Last week را انتخاب می‌کنید و از ستون نام هم گزینه A-H را تا به فایل‌هایی که می‌خواستید، دست یابید!

گروه‌بندی

گروه‌بندی قابلیت جالب‌تری نسبت به مرتب‌سازی است و البته به همین میزان هم ناشناخته‌تر! این گزینه که عنوان Group by یا «گروه‌بندی بر اساس…» را دارد، شبیه گزینه مرتب‌سازی هم از طریق نوار بالا و هم کلیک راست روی فضای خالی قابل دسترسی است. نحوه عملکرد آن هم مانند مرتب‌سازی با کلیک روی موردی است که می‌خواهید گروه‌بندی براساس آن صورت گیرد.

هنگامی که شما گروه‌بندی را می‌زنید، ویندوز فایل‌ها و فولدرها را در گروه‌هایی نمایش می‌دهد که هر کدام عنوانی دارند و در کنار این عنوان فلشی برای باز کردن یا جمع کردن آن گروه وجود دارد. نکته جالب در مورد گروه‌ه‌بندی، نحوه انتخاب گروه‌ها توسط ویندوز است. ویندوز گروه‌ها را به صورت «کاربرپسند» انجام می‌دهد.

برای مثال اگر شما گروه‌بندی را براساس اندازه انجام دهید، گروه‌ها عناوینی به این صورت دارند: ریز (Tiny)، کوچک (Small)، متوسط (Medium) و به همین صورت تا غول‌پیکر (Gigantic)! همچنین در کنار عنوان هر گروه، دو پرانتز هم وجود دارد. در پرانتز اول، اندازه کمی آن گروه نمایش داده می‌شود که مثلا فایل‌های غول‌پیکر، فایل‌هایی است که اندازه‌شان از ۱۲۸ مگابایت بیشتر است. در پرانتز دوم هم عددی است که نشان‌دهنده تعداد فایل یا فولدری است که در هر گروه قرار دارد.

دقیقا مانند مرتب‌سازی، در گروه‌بندی هم می‌توانید موارد مورد استفاده را از طریق گزینه …More تعیین کنید. همچنین توجه داشته باشید مواردی که برای هر کدام از مرتب‌سازی یا گروه‌بندی به فهرست اضافه می‌کنید، توسط گزینه دیگر هم قابل استفاده است.

گروه‌بندی ابزار بسیار قدرتمندی است و با استفاده از موارد آن می‌توانید کارهای بسیار جالبی انجام دهید. بگذارید مثالی بزنیم: تصور کنید مجموعه بزرگی از تصاویر برای پس‌زمینه رایانه‌تان را در فولدر جمع‌آوری کرده‌اید. حال برای رایانه‌تان مانیتوری با رزولوشن بالاتر خریده‌اید و تعدادی از این تصاویر که رزولوشن پایین‌تری دارند، دیگر به کارتان نمی‌آید و می‌خواهید حذفشان کنید. اینجاست که گروه‌بندی به کمک‌تان می‌آید.

یکی از موارد گروه‌بندی، ابعاد (Dimensions) است که در اصل همان رزولوشن تصویر است. با گروه‌بندی بر اساس این مورد، براحتی می‌توانید تمام گروه‌های ابعادی تصاویرتان را ببینید و ابعادی را که لازم ندارید با انتخاب گروه‌شان (کلیک روی عنوان گروه) مانند فایل‌های عادی پاک کنید.

آیا تا به‌حال به این فکر کرده اید که ۱۲ کلید مرموز بالای صفحه کلید چه کاری انجام میدهند؟ اکثر ما آنها را نادیده می گیریم اما در واقع آنها کاربردهایی دارند که به ما در لذت بردن از یک تجربه ی سریع تر و کارامد تر هنگام استفاده از کامپیوتر کمک میکنند. این کلید ها به کلید های تابع یا Function key معروف هستند.

برخی از آنها کارامد تر از بقیه هستند و بسیاری از آنها بسته به برنامه ای که در حال اجرا است عملکرد مختلفی دارند. راهنمای ساده‌ی ما تمام اطلاعاتی که شما درباره ی این کلید ها نیاز دارید بدانید را به شما میدهد، پس نگران نباشید، دیگر این کلید ها برایتان مرموز نخواهند بود!

تقریبا تمام برنامه ها از F1 به عنوان کلید help استفاده میکنند. بنابراین اگر بر روی اینترنت باشید و کلید F1 را فشار دهید، مرورگر شما به طور خودکار صفحه ی help را بالا می آورد.

بر روی دسکتاپ ویندوز، فشار دادن کلید F2 به شما اجازه میدهد که به سرعت نام یک فایل یا پوشه را عوض کنید. پس اگر میخواهید نامی خاص تر از new folder به پوشه‌ی عکس هایتان بدهید با موس آن را انتخاب کنید( ۲ بار نزنید چون پوشه را باز میکند)، سپس کلید F2 را فشار دهید. نام پوشه هایلایت خواهد شد و بعد از آن میتوانید اسم موردنظرتان را تایپ کنید.

در مایکروسافت ورد F2 را با ALT و CTRL فشار دهید تا به سرعت یک صفحه جدید باز کنید.

در مایکروسافت ورد CTRL+F2  گزینه ی print preview screen را باز میکند که به شما دسترسی سریع تری به آپشن های پرینتر میدهد.

F3 حالت سرچ را تقریبا در تمام برنامه ها از جمله کروم، ویندوز و اینترنت اکسپلورر باز میکند. این حالت به شما کمک میکند که یک کلمه را به آسانی در یک متن پیدا کنید و از این طریق میتوانید به بخشی از داکیومنت یا صفحه‌ی وب که کلمه ی مورد نظرتان در آن وجود دارد هدایت شوید.

در مایکروسافت ورد، فشردن کلیدهای SHIFT+F3 حرف اول کلمه‌ی نوشته شده را بزرگ میکند، اگر ۲ بار فشار دهید کل کلمه با حروف بزرگ نوشته میشود و اگر ۳ بار فشار دهید  کلمه به حالت اولیه برمیگردد.

در اینترنت اکسپلورر فشردن F4 نوار آدرس را بازخواهد کرد و شما میتوانید به سرعت آدرس سایت جدیدی را در آن تایپ کنید.

در مایکروسافت ورد فشردن F4 باعث میشود سیستم آخرین عملی که انجام دادید را تکرار کند.

فشردن ALT+F4 برنامه‌ای که در حال استفاده از آن هستید را می بندد، مثل مرورگر اینترنت، ورد یا یک پوشه.

فشردن F5 در مرورگر باعث رفرش و ریلود صفحه ای که داخل آن هستید میشود.

اگر در مایکروسافت ورد این دکمه را فشار بدهید گزینه ی Find and replace باز میشود که با استفاده از آن میتوانید به صورت خودکار کلمه ای را با کلمه ی دیگر جایگزین کنید بدون اینکه مجبور باشید یکی یکی در کل متن این کار را انجام بدهید.

با فشردن این دکمه در اکثر مرورگرهای اینترنتی مثل اکسپلورر، گوگل کروم و فایرفاکس آدرس بار در حالت انتخاب قرار میگیرد و میتوایند بین تب ها به سرعت جا به جا شوید یا یک تب جدید بازکنید.

 در مایکروسافت ورد فشردن CTRL+SHIFT+F6 با هم یک صفحه‌ی ورد جدید باز میکند و صفحه‌ی وردی که اکنون در آن در حال کارهستید را در پنجره ای جداگانه نگه میدارد.

در لپ تاپ فشردن کلید F6 ولوم صدا را پایین می آورد( اکثر لپ تاپ ها نه همه).

این کلید در اکثر مرورگرهای اینترنتی کارایی ندارد، اما در مایکروسافت ورد و برنامه های دیگر Spell checker و Grammar checker (چک کننده ی دیکته و گرامر متن) را بالا می آورد.

با فشردن SHIFT+F7 در مایکروسافت ورد شما میتوانید گزینه ی thesaurus (فرهنگ نامه) را فعال کنید که میتوانید با استفاده از آن مترادف های یک کلمه را در متن پیدا کنید.

در لپ تاپ فشردن کلید F7 ولوم صدا را بالا میبرد (اکثر لپ تاپ ها نه همه).

استفاده ی اصلی از این کلید برای دسترسی به حالت Safe mode هنگام راه اندازی کامپیوتر است. اما پیشنهاد میکنیم که در استفاده از حالت Safe mode از کسی کمک بگیرید مگر اینکه قبل تجربه ی این کار را داشته باشید.

F9 در مروگرها هیچ کارایی ای ندارد ولی در ورد باعث رفرش شدن صفحه تان میشود.

در لپ تاپ فشردن F9 باعث کاهش نور صفحه میشود ( در اکثر لپ تاپ ها نه در همه)

فشردن F10 باعث باز شدن منوی برنامه ای که در آن هستید میشود. در ورژن های جدیدتر مایکروسافت ورد فشردن این کلید شورت کات های مفیدی را برای گزینه هایی مثل File و Edit نشان میدهد.

SHIFT+F10 به عنوان کلیک راست موس عمل میکند. در مروگراینترنتی گزینه های کلیکی مثل reload یا go back to previous web page را نشان میدهد.

در لپ تاپ فشردن کلید F10 باعث افزایش روشنایی صفحه میشود( در اکثر لپ تاپ ها نه همه)

از F11 برای ورود و خروج از حالت تمام صفحه در مروگر خود استفاده کنید. این دکمه در هنگام تماشای فیلم بسیار کارامد است.

از F12 برای بازکردن گزینه ی save as در مایکروسافت ورد استفاده کنید.

با فشردن CTRL+f12 صفحه ی جدیدی را در هنگام استفاده از ورد باز کنید.

SHIFT+F12 به صورت خودکار صفحه ای که در ورد باز هست را سیو میکند.

برای پرینت سریع یک صفحه در ورد از کلیدهای CTRL+SHIFT+F12 استفاده کنید.

هنگامی که شما در سیستم‌عامل مک روی یک فایل فشرده (ZIP) دوبار کلیک می‌کنید به‌طور خودکار محتوای فایل موردنظر از حالت فشرده استخراج شده و فایل فشرده به سطل زباله سیستم‌عامل انتقال داده می‌شود. 

این عملکرد ممکن است در خیلی از موارد عالی باشد، اما آیا تابه‌حال به این نکته توجه کرده‌اید که اگر کاربر تمایلی به این رفتار سیستم‌عامل نداشته باشد چه‌کاری باید انجام دهد؟ به‌عنوان مثال ممکن است کاربر نخواهد فایل فشرده اصلی به‌طور خودکار حذف شود یا حتی بخواهد فایل‌هایی که از فایل فشرده استخراج می‌شوند در پوشه‌ای خاص روی رایانه ذخیره شوند.

دوست دارید با منویی مخفی که برای مدیریت این رفتار در سیستم‌عامل مک مورد استفاده قرار می‌گیرد آشنا شوید تا تغییرات دلخواهتان را روی آن اعمال کنید؟ از ترفند زیر برای انجام این کار کمک بگیرید:

فایندر را باز کرده و از بخش Devices در نوار کناری سمت چپ روی آیکونی که مربوط به رایانه شماست کلیک کنید.

از درایو سیستمی مک، به مسیر زیر مراجعه کنید:

System » Library » CoreServices » Applications

همان‌طور که می‌دانید برنامه Archive Utility به‌صورت پیش‌فرض مدیریت فایل‌های فشرده در مک را به عهده دارد. پس حالا روی این نرم‌افزار کلیک راست ماوس را فشار داده و از منوی به‌نمایش درآمده روی Show Package Contents کلیک کنید.

اکنون می‌توانید فایل‌های تشکیل‌دهنده این نرم‌افزار را مشاهده کنید. از سمت چپ پوشه Contents را انتخاب کرده و در ادامه پوشه Resources را انتخاب کنید. سپس فایل Archives.prefPane را پیدا کرده و روی آن دوبار کلیک کنید تا پنجره تنظیمات سیستمی (SystemPreferences) باز شود.

گزینه هشداری در این پنجره برای شما نمایش داده می‌شود. با کلیک روی Install عملیات نصب را تائید کنید.

اکنون بخش مدیریت فایل‌های فشرده به تنظیمات سیستمی مک اضافه شده است. برای استفاده از آن کافی است به System Preferences مراجعه کنید و روی آیکون Archives فشار دهید.

دو گزینه اول و دوم به شما این امکان را می‌دهد تا مشخص کنید فایل‌های استخراج شده از فایل فشرده در چه محلی ذخیره شود و پس از استخراج نیز چه اتفاقی برای فایل فشرده اولیه رخ دهد. در ادامه نیز گزینه‌های انتهایی برای مدیریت ابزار فوق هنگام ایجاد فایل‌های فشرده کاربرد دارد. به‌عنوان مثال هنگامی که چند فایل را در فایندر انتخاب کرده و با کلیک راست ماوس گزینه Compress Items را انتخاب می‌کنید فایل فشرده‌ای در فرمت موردنظر شما و در مسیر مشخص شده برای شما ایجاد می‌شود که همه این تنظیمات از بخش جدیدی که به تنظیمات سیستمی اضافه شده قابل مدیریت است.